Home - Πολιτική Απορρήτου

Πολιτική Απορρήτου

Πολιτική Απορρήτου & Συμμόρφωση GDPR (DocuHub)

Τελευταία Ενημέρωση: Μάιος 2026

Καλώς ορίσατε στην πλατφόρμα DocuHub (εφεξής «η Πλατφόρμα» ή «το Σύστημα»). Η ομάδα του DocuHub (εφεξής «εμείς» ή «ο Πάροχος») δεσμεύεται απόλυτα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και των επιχειρησιακών πληροφοριών των χρηστών και των πελατών μας.

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου επεξηγεί τον τρόπο συλλογής, επεξεργασίας, αποθήκευσης και προστασίας των δεδομένων σας, σε πλήρη εναρμόνιση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων της Ε.Ε. (GDPR – Κανονισμός 2016/679).


1. Ο Ρόλος του DocuHub (Υπεύθυνος & Εκτελών την Επεξεργασία)

  • Ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller): Ο Πάροχος λειτουργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας αποκλειστικά για τα δεδομένα των εγγεγραμμένων χρηστών/πελατών της πλατφόρμας (π.χ. ονοματεπώνυμο, εταιρικό email, στοιχεία τιμολόγησης της συνδρομής), τα οποία συλλέγονται για τη διαχείριση του λογαριασμού και την τιμολόγηση των υπηρεσιών.

  • Ως Εκτελών την Επεξεργασία (Data Processor): Για το σύνολο των δεδομένων, παραστατικών, αρχείων και metadata που μεταφορτώνουν, ενοποιούν ή επεξεργάζονται οι εταιρείες-πελάτες μέσω της Πλατφόρμας (συμπεριλαμβανομένων των ροών myDATA), το DocuHub λειτουργεί αποκλειστικά ως Εκτελών την Επεξεργασία. Η εκάστοτε εταιρεία-πελάτης διατηρεί την ιδιότητα του Υπευθύνου Επεξεργασίας για τα δικά της επιχειρησιακά δεδομένα.


2. Κατηγορίες Δεδομένων που Υποβάλλονται σε Επεξεργασία

Η Πλατφόρμα επεξεργάζεται δεδομένα που εμπίπτουν στις εξής κατηγορίες:

  • Δεδομένα Λογαριασμού: Ονοματεπώνυμο στελεχών, εταιρικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (emails), κωδικοί πρόσβασης (σε κρυπτογραφημένη μορφή hash).

  • Επιχειρησιακά Δεδομένα & Παραστατικά: Τιμολόγια, αποδείξεις, παραστατικά, στοιχεία ΑΦΜ, ΜΑΡΚ, ποσά δαπανών και λοιπά metadata εγγράφων που εισέρχονται ή εξέρχονται μέσω του Centralized Gateway.

  • Τεχνικά Δεδομένα: Διευθύνσεις IP, logs συστήματος, τύπος προγράμματος περιήγησης και δεδομένα χρήσης για σκοπούς ασφάλειας (audit trails) και βελτιστοποίησης της απόδοσης.


3. Σκοπός και Νομική Βάση της Επεξεργασίας

Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται με βάση:

  1. Την εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών SaaS (άρθρο 6 παρ. 1β GDPR).

  2. Τη συμμόρφωση με έννομες υποχρεώσεις (άρθρο 6 παρ. 1γ GDPR), όπως ο συγχρονισμός και η εναρμόνιση με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.

  3. Το έννομο συμφέρον του Παρόχου (άρθρο 6 παρ. 1φ GDPR) για τη διασφάλιση της τεχνικής σταθερότητας και της enterprise-grade ασφάλειας του συστήματος (π.χ. αποτροπή κυβερνοεπιθέσεων).


4. Τοποθεσία και Ασφάλεια Αποθήκευσης Δεδομένων

  • Εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης: Το σύνολο της cloud υποδομής και των βάσεων δεδομένων του DocuHub φιλοξενείται σε κορυφαία, πιστοποιημένα data centers εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δεν πραγματοποιείται καμία μεταφορά δεδομένων σε χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ).

  • Μέτρα Ασφαλείας: Εφαρμόζουμε προηγμένα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένων:

    • Κρυπτογράφησης δεδομένων κατά τη μεταφορά (TLS/SSL) και κατά την αποθήκευση (Encryption at Rest).

    • Ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων (Role-Based Access Control – RBAC) ώστε μόνο εξουσιοδοτημένα στελέχη να έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα.

    • Τήρησης αναλυτικών logs (Audit Trails) για κάθε τροποποίηση ή πρόσβαση σε δεδομένα.

    • Αυτοματοποιημένων καθημερινών αντιγράφων ασφαλείας (Backups).


5. Διατήρηση Δεδομένων

Τα δεδομένα των λογαριασμών διατηρούνται για όσο διάστημα ο πελάτης διατηρεί ενεργή συνδρομή στην Πλατφόρμα. Σε περίπτωση λήξης ή διακοπής της συνεργασίας, τα επιχειρησιακά δεδομένα και τα παραστατικά διαγράφονται οριστικά ή παραδίδονται στον πελάτη κατόπιν αιτήματος, εντός του προβλεπόμενου από τη σύμβαση χρονικού διαστήματος, εκτός εάν εκκρεμούν έννομες ή φορολογικές υποχρεώσεις που επιβάλλουν τη διατήρησή τους.


6. Τα Δικαιώματά σας

Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό GDPR, οι χρήστες διατηρούν τα εξής δικαιώματα:

  • Δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των προσωπικών τους δεδομένων.

  • Δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη») υπό τις προβλεπόμενες νόμιμες προϋποθέσεις.

  • Δικαίωμα περιορισμού ή εναντίωσης στην επεξεργασία.

  • Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων τους.


7. Επικοινωνία & Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας ή για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων σας στην πλατφόρμα DocuHub, μπορείτε να επικοινωνείτε απευθείας με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) στην ηλεκτρονική διεύθυνση:

📩 dpo@docuhub.gr